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L'audit d'automatisation PME
Trouvez les heures que votre entreprise perd en travail manuel. Cochez chaque case qui décrit votre réalité aujourd'hui: chacune correspond à une tâche qui pourrait se faire toute seule.
01 Courriels et relances
Le gruge-temps silencieux: la plupart des entreprises y trouvent de 4 à 6 heures.
| Nous faisons manuellement… | Coût typique | |
|---|---|---|
| L'envoi de courriels de confirmation après un achat, une réservation ou une demande | 1-2 h/sem | |
| La rédaction de courriels de bienvenue pour chaque nouveau client | 1 h/sem | |
| La relance des soumissions et des propositions (ou nous oublions de le faire) | 1-2 h/sem | |
| L'alerte à l'équipe quand quelque chose demande son attention | 1 h/sem | |
| La réponse aux 5 mêmes questions, encore et encore, par courriel | 1-3 h/sem |
02 Facturation et paiements
Là où l'automatisation se paie le plus vite, littéralement.
| Nous faisons manuellement… | Coût typique | |
|---|---|---|
| La création des factures une à la fois à partir du travail terminé | 1-2 h/sem | |
| La course aux paiements en retard, à coups de courriels de rappel gênants | 1-2 h/sem | |
| Le rapprochement des paiements et des factures à la main | 1 h/sem | |
| Le suivi de qui a payé et qui n'a pas payé dans un tableur | 30 min/sem | |
| L'attente de plus de 30 jours en moyenne pour être payés | trésorerie |
03 Prise de rendez-vous
Chaque aller-retour par courriel, c'est une chance de plus que le client potentiel se refroidisse.
| Nous faisons manuellement… | Coût typique | |
|---|---|---|
| Les allers-retours par courriel pour trouver une plage horaire qui convient | 1-2 h/sem | |
| L'envoi de rappels de rendez-vous (ou nous encaissons les rendez-vous manqués) | 30 min/sem | |
| La gestion des reports et des annulations à la main | 30 min/sem | |
| La copie des réservations dans le calendrier depuis un autre système | 30 min/sem |
04 Saisie de données et rapports
Si quelqu'un copie des données d'un outil à un autre, cochez la case.
| Nous faisons manuellement… | Coût typique | |
|---|---|---|
| Le copier-coller d'information entre deux outils ou plus | 2-4 h/sem | |
| Le montage de rapports hebdomadaires ou mensuels dans des tableurs | 1-3 h/sem | |
| La mise à jour de l'inventaire, des listes de prix ou des catalogues à la main | 1-2 h/sem | |
| La saisie des demandes reçues par formulaire Web dans un CRM ou un tableur | 1 h/sem | |
| Ne pas vraiment connaître nos chiffres tant que personne ne les compile | visibilité |
05 Intégration des clients
Des premières impressions, faites à la main, sous pression.
| Nous faisons manuellement… | Coût typique | |
|---|---|---|
| L'envoi des contrats et la chasse aux signatures | 30 min/client | |
| La création des dossiers, des comptes et des accès pour chaque nouveau client | 30 min/client | |
| L'envoi de la même information de démarrage à chaque nouveau client | 30 min/client | |
| La collecte des mêmes informations d'accueil par courriel, à répétition | 30 min/client |
06 Opérations internes
Le travail invisible qui ne figure jamais sur une liste de tâches.
| Nous faisons manuellement… | Coût typique | |
|---|---|---|
| L'assignation et le suivi des tâches récurrentes (et des choses tombent entre deux chaises) | 1 h/sem | |
| La publication des mêmes mises à jour à plusieurs endroits (clavardage, courriel, documents) | 30 min/sem | |
| La sauvegarde de fichiers ou l'exportation de données selon un horaire dont quelqu'un doit se souvenir | 30 min/sem | |
| La ressaisie d'information dans les outils de paie, de comptabilité ou de RH | 1 h/sem |
Votre pointage
Comptez vos cases cochées et additionnez la colonne des heures.
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